Ошибки архивиста дорого обходятся

10 марта отмечается профессиональный праздник работников архивов. Заведующая архивом филиала «КЧХК» компании «УРАЛХИМ» Алла Можина рассказала о работе архивиста и документах, которые хранит архив предприятия.

Алла Петровна, для меня было неожиданностью узнать, что архивариус — современная профессия, а не из далекого прошлого. Чем же занимается современный архивариус?

Архивист, а не архивариус. Архивист исполняет оперативные запросы подразделений, выдает справки по заявлениям граждан, предприятий, организаций; проводит экспертизу ценности документов, выявляет документы, требующие реставрации, дезинфекции, переплета; осуществляет проверку наличия и состояния документов архива; проводит работу по составлению архивных справочников; оказывает методическую помощь работникам подразделений по подготовке и отбору документов и дел к сдаче на архивное хранение; вносит в учетные документы сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива, ведет книгу поступлений, листы фондов, дела фондов, карточки фондов; ведет учет выбытия документов; контролирует использование архивных документов и дел, выданных во временное пользование работникам подразделений.

Ваши главные посетители – это бывшие работники завода?

— Да, в основном мы работаем с пенсионерами — подтверждаем стаж архивной справкой и начисление заработной платы за период работы на предприятии. Бывают запросы и от Пенсионного фонда, и от ЦЗН.

Есть предубеждение, что государству невыгодно платить большую пенсию, а люди на местах скрывают информацию. Так ли это?

— Нет, такого просто не может быть. С 1999 года ПФР ведет персональный учет, каждый человек находится в системе: весь стаж работы, приказы, льготы — все уже внесено. А размер пенсии рассчитывают исходя из тех законов, которые существуют на момент выхода на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда сами направляют к нам будущих пенсионеров, чтобы они могли заранее позаботиться о своей пенсии, и мы им предоставляем соответствующие справки.

Часто ли нужно разбираться в каком-то спорном моменте по пенсии?

— Да, довольно часто. Недавно пришел мужчина, который работал на вредном производстве, но при этом рассчитывает на дополнительную льготу, которая полагается чернобыльцу, — якобы полученная «вредность» приравнена к данной льготе. Мы, к сожалению, тут ничем помочь не можем, кроме как предоставить полную информацию.

С чем еще обращаются к вам люди?

— Например, делают запросы, когда разыскивают родственников. Так как загсы информацию долго не хранят, мы в некоторых случаях оказываемся единственным источником информации о человеке. Был случай, когда одна наша клиентка неожиданно для самой себя стала наследницей дальнего родственника. Чтобы в этом убедиться, ей пришлось у нас запрашивать информацию о других родственниках. Мы оказались единственными, кто ей смог помочь в этом вопросе.

Есть ли у вас на хранении уникальные документы?

— В чем-то все наши документы уникальные. У каждого предприятия свой комплекс оборудования, свои здания, свои отделы, которые то сливаются, то разделяются. У каждого отдела формируется свой пакет документов. Многие из них имеют постоянный срок хранения и не подлежат уничтожению, в то время как личные дела имеют срок хранения 75 лет.

Особую ценность представляют документы по изобретениям и диссертациям. Например, у нас имеются на хранении разработки искусственного клапана сердца. Есть и много других изобретений, научных работ, которые проводились на заводе.

Если перевести ваш архив в цифры, сколько это будет?

— У нас на хранении находится более 107 тыс. документов. Это два этажа нашего здания, примерно 600 квадратных метров. Кстати, в прошлом году вместе с заводом архив отметил 70-летие.

Такой большой объем документов, наверное, требует оцифровки?

— В первую очередь переводятся в электронный формат чертежи. Производство, установки, машины – все сейчас заносится в компьютерную базу. Приказы и личные дела пока нет возможности оцифровать, это требует больших инвестиций и высокой компетенции персонала.

Но это могло бы упростить работу в будущем. Ведь хранить «бумагу» очень обременительно.

— Я считаю, что бумажные документы имеют историческую ценность, и они должны сохраняться в первозданном виде. Бумажное делопроизводство еще не отменили и, наверное, долго не отменят. Компьютерные программы не очень надежные, из-за них можно запросто потерять документ.

Как вы следите за сохранностью документов?

— Все документы хранятся в одинаковых условиях. Но, конечно, старые документы совсем из других материалов – тонкая бумага, мягкие обложки. Такие документы мы реставрируем.

Многие считают, что профессия, связанная с любым документооборотом, очень скучная. Так ли это?

— Нет, совсем нет. Сейчас появилось много новых отделов на предприятии, интересно получать от них новые отчеты, сопоставлять данные. Интересно осуществлять сам поиск по запросам.

Какие качества нужны архивисту?

— Усидчивость и внимательность прежде всего. Еще надо много читать и быть готовым ко всему новому. Ошибки архивиста очень дорого обходятся. Чтобы дать точную информацию, нужно поднять большое количество документов.

Обращаются ли к вам краеведы и ученые?

— К нам обращались создатели книги об истории хоккея в Кирово-Чепецке. Сейчас готовится второй том, снова стали поступать заявки. Много с нами работал Валентин Васильевич Уткин, бывший директор ЗМУ, который писал историю предприятия.

Часть фотоматериалов мы передали Музею трудовой славы. А фотографии очень хорошие! Есть и цветные, и черно-белые, большие – формата А3. На некоторых запечатлен старый облик нашего города, еще до строительства комбината.

Алла Петровна, что самое тяжелое и самое приятное в вашей работе?

— Самое главное – грамотно организовать порядок работы. Для выдачи справки всю информацию нужно вносить в компьютер, это требует дополнительного внимания. И каждые пять лет проходит сверка, а это очень большой объем работы, когда мы проверяем все документы в нашем архиве. А самое приятное – это помогать людям. Мы очень рады, когда видим их благодарность.

Беседовала Светлана Сивкова





Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Правила   Политика конфиденциальности