В 2023 году ООО «ГалоПолимер Кирово-Чепецк» перешло на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Мы побеседовали с Ириной Цыбульской, заместителем директора по персоналу, о том, что же такое КЭДО и какие преимущества дает перевод кадровых документов в «цифру»

Ирина Николаевна, расскажите, что послужило предпосылками для принятия решения о переходе на систему КЭДО?

– На примере последних лет мы видим, насколько быстро меняется мир. И чтобы быть эффективными в условиях перемен, нужно в первую очередь постоянно улучшать свою операционную деятельность, уметь трансформировать процессы всего предприятия.  Для ООО «ГалоПолимер Кирово-Чепецк» цифровизация и улучшение сквозных процессов являются одними из приоритетных задач развития, так как это напрямую влияет на его доходность. К числу таких процессов относится и кадровое делопроизводство.

Какую выгоду от внедрения КЭДО получит предприятие и его сотрудники?

– Основной эффект от КЭДО, безусловно, - ускорение процессов оформления кадровых документов. В случае бумажных носителей сотрудник отрывается от основной работы: он вынужден оформлять документы, подписывать их у руководителя и кадровика, исправлять возможные ошибки в заявлении, переписывать. На это тратится очень много времени и бумаги (все документы распечатываются). А в системе КЭДО практически любой документ можно получить в несколько кликов. Для этого нужно зайти в Личный кабинет в удобное время, сформировать там заявление на основе уже подготовленных шаблонов и отправить на согласование руководителю. Далее маршрут документа строится автоматически: он проходит все этапы согласования вплоть до выпуска приказа, заверенного цифровой подписью директора или уполномоченного лица, без участия сотрудника. Ну и, наконец, с приказом работник знакомится тоже в цифровом формате, поставив на нем свою ЭЦП.

Среди плюсов КЭДО также отмечу, что руководителям станет намного легче отслеживать подписание документов и искать их в архиве. Например, чтобы найти приказ на предоставление отпуска сотруднику, потребуется пара минут. И, конечно, экологический аспект: предприятие сокращает потребление бумаги, что является вкладом в бережное отношение к окружающему миру и примером осознанного потребления.

Закон позволяет оформлять в электронном виде без дублирования на бумажном носителе практически любой кадровый документ, за рядом исключений. Какие документы останутся в бумажном виде?

– На сегодняшний день нельзя полностью перевести в электронный вид трудовые книжки: они либо в электронном формате, либо в бумажном - на усмотрение работника. Также на бумаге остаются акты о несчастных случаях на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении сотрудников и документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.

Есть ли гарантия, что кадровые документы, оформленные в цифровом формате, не потеряются у работодателя?

– С электронными документами такого не случится, их нельзя повредить или потерять, так как они хранятся онлайн в цифровом архиве.

Ирина Николаевна, каковы дальнейшие планы в области цифровизации кадрового делопроизводства?

– Комплексная цифровизация HR-процессов во многом облегчит работу кадровой службы. И важным фокусом на несколько лет вперед мы определили масштабирование КЭДО. В планах - развивать эту систему, чтобы можно было получать через Личный кабинет различные пособия, оформлять налоговые вычеты и т.д. Эта система будет со временем наполняться нужными и удобными функциями.